Ứng dụng AI cho doanh nghiệp nhỏ: vì sao mua công cụ mà công ty vẫn chạy bằng tay

Người chủ nghe nói AI làm được nhiều việc. Người chủ mua tài khoản cho cả văn phòng, mỗi người một cái. Vài tuần đầu ai cũng thử. Sau đó mọi thứ quay về như cũ: phiếu vẫn ghi tay, dữ liệu vẫn nằm rải rác, và người chủ vẫn là người duy nhất ghép được bức tranh chung.

Tiền đã chi. Công cụ đã có. Việc thì không đổi.

Bài này viết từ một ca thật, một nhà máy sản xuất hàng xuất khẩu với mười hai người trong khối văn phòng. Các chi tiết nhận diện đã được lược bỏ theo thoả thuận với khách.

1. Chỗ nghẽn không nằm ở công cụ

Nhà máy đó chạy tốt. Có máy, có công nhân, có khách đặt đều, công suất đang ở khoảng sáu mươi tới bảy mươi phần trăm. Nhìn từ ngoài không ai nói đó là một doanh nghiệp có vấn đề.

Bóc vào trong thì thấy bốn phòng ban đang giữ bốn kho dữ liệu riêng. Phòng thu mua hỏi giá nhà cung cấp qua tin nhắn và email cá nhân. Phòng kế hoạch ghi phiếu sản xuất bằng tay rồi gõ lại vào máy. Phòng thiết kế giữ bản vẽ trong máy riêng. Phòng kế toán giữ một bảng tính khác nữa.

Bốn kho đó không nói chuyện được với nhau. Người duy nhất ghép được chúng lại là người chủ. Nên mọi câu hỏi đều chạy về một người, và người đó không nghỉ được một ngày.

Trong tình trạng này, mua thêm công cụ không giải quyết được gì. Công cụ cần dữ liệu để làm việc. Dữ liệu đang nằm bốn nơi, ghi bốn kiểu, gọi tên bốn cách.

2. Ba phần của mọi việc văn phòng

Bóc tới cùng, mọi việc trong văn phòng chỉ có ba phần: dữ liệu vào, người xử lý, dữ liệu ra.

Máy chỉ làm được phần giữa khi phần đầu có chuẩn. Đây là câu ngắn nhất giải thích vì sao rất nhiều dự án chuyển đổi số ở doanh nghiệp nhỏ chết yểu: người ta mua phần mềm cho phần giữa, trong khi phần đầu vẫn hỗn loạn.

Người chủ trong ca này thật ra đã tự mò đúng hướng ở một chỗ. Chị bắt các phòng ghi phiếu sản xuất theo cùng một mẫu và gọi tên chi tiết sản phẩm giống nhau. Chị làm vì bực, không phải vì đọc được ở đâu. Nhưng đó chính là việc quan trọng nhất: chị đang xây nền dữ liệu.

3. Ba việc phải làm trước khi giao việc cho máy

Một mẫu ghi thống nhất. Cùng một loại việc thì mọi người điền vào cùng một biểu mẫu, cùng thứ tự các trường. Không ai được tự chế thêm cột.

Một cách gọi tên thống nhất. Cùng một sản phẩm, cùng một khách hàng, cùng một loại vật tư thì chỉ có một cái tên. Đây là việc nhàm chán nhất và cũng quyết định nhất. Máy không ghép được dữ liệu khi mười người gọi một thứ bằng mười cái tên.

Một chỗ chứa chung. Tài liệu, biểu mẫu, dữ liệu phải nằm ở nơi cả nhóm vào được, không nằm trong máy cá nhân hay trong tin nhắn riêng. Một bộ email theo tên miền công ty và một ổ đĩa chung là đủ để bắt đầu, chưa cần phần mềm đắt tiền.

Có ba thứ này, gần như công cụ nào cũng chạy được. Chưa có, mua bao nhiêu cũng vậy. Cách chọn việc để giao cho AI, Hằng viết kỹ hơn ở bài Dùng AI để giảm giờ vận hành mỗi tuần.

4. Bắt đầu từ hai việc lặp mỗi ngày, không bắt đầu từ việc khó nhất

Khi ngồi lại với một doanh nghiệp đang rối, ai cũng muốn xử lý ngay chỗ đau nhất. Trong ca này, chỗ đau nhất là bóc tách bản vẽ kỹ thuật từ ảnh mẫu khách gửi. Đó cũng là việc khó nhất và lâu ra kết quả nhất.

Thứ tự đúng là ngược lại. Chọn hai việc thoả ba điều kiện: lặp lại mỗi ngày, có dữ liệu rõ ràng, và người làm việc đó đang muốn thay đổi. Ở đây là hai việc: đưa phiếu sản xuất viết tay thành bảng tiến độ hằng ngày, và gom việc hỏi giá, đặt hàng, theo dõi giao hàng của bộ phận thu mua về một chỗ.

Hai việc đó không hào nhoáng. Nhưng trong ba tuần, người chủ nhìn thấy một thứ chạy thật mỗi ngày. Đó là thứ nuôi niềm tin để đi tiếp những phần khó.

5. Làm với nhóm muốn trước, không ép nhóm chống

Trong bốn nhóm ở văn phòng này, hai nhóm muốn học cái mới, hai nhóm chống lại. Cách xử lý ban đầu của người chủ là ra thông điệp cứng: không theo thì nghỉ việc.

Cách đó tạo ra sự sợ, không tạo ra sự muốn. Người sợ sẽ làm cho có, làm đủ để không bị nói, rồi quay về cách cũ ngay khi không ai nhìn.

Cách đi được xa hơn: làm với nhóm đang muốn trước. Khi nhóm đó bớt việc tay, bớt tăng ca, về sớm hơn, nhóm còn lại sẽ tự sang hỏi. Kết quả của người bên cạnh thuyết phục hơn mọi cuộc họp.

6. Làm lúc còn dư sức, không làm lúc đang cháy

Nhà máy đang chạy sáu bảy phần công suất. Người chủ nhìn con số đó và lo. Nhưng đó chính là thời điểm tốt nhất để làm hệ thống, vì còn người rảnh để học và còn đầu óc để nghĩ.

Đợi tới mùa đơn dày mới làm thì không ai còn thời gian. Đó là lý do phần lớn doanh nghiệp nhỏ chỉ đi tìm hệ thống khi đã cháy, và cũng là lý do phần lớn dự án đó thất bại.

7. Đo bằng số nền, không đo bằng cảm giác

Trước khi bắt tay, phải ghi lại vài con số của hiện tại:

1. Mỗi ngày mất bao nhiêu giờ nhập liệu.
2. Bộ phận thu mua tăng ca bao nhiêu giờ mỗi tuần.
3. Từ lúc khách hỏi tới lúc ra được báo giá mất mấy ngày.
4. Mỗi tháng có bao nhiêu yêu cầu báo giá, trong đó thắng bao nhiêu.

Không có số nền thì ba tháng sau không ai chứng minh được là mọi thứ đã tốt lên, và người chủ sẽ quay lại cảm giác cũ: hình như vẫn mệt như trước.

8. Bảy ngày đầu nên làm gì

1. Lập bộ email theo tên miền công ty và một ổ đĩa chung cho cả văn phòng.
2. Chọn hai việc lặp mỗi ngày để làm trước.
3. Với mỗi việc, trả lời sáu câu: ai làm, nhận gì vào, đưa gì ra, mất bao lâu, đang dùng phần mềm gì, file mẫu thật nằm ở đâu.
4. Lấy về bốn file thật, không lấy file mô tả. Một phiếu sản xuất, một đơn đặt hàng, một bảng tính định mức, một tài liệu kỹ thuật.
5. Thống nhất cách gọi tên cho nhóm dữ liệu quan trọng nhất.
6. Ghi lại số nền.
7. Viết ra phạm vi công việc của bốn tuần đầu và chốt bằng văn bản với những người liên quan.

Bảy việc này không cần một đồng phần mềm nào.

Vì sao trí nhớ của người chủ không thể làm hệ thống vận hành, Hằng viết ở bài Vì sao công ty một người không thể vận hành bằng trí nhớ. Bức tranh lớn hơn nằm ở bài nền Doanh nghiệp một người là gì? Cách thoát khỏi vòng đổi giờ lấy tiền.